“Jamen, sådan har jeg altid gjort!”

Det svar er jeg ofte blevet mødt af som konsulent på workshops, når jeg har efterspurgt årsagen bag, at man har valgt at udføre en bestemt arbejdsgang på en bestemt måde. Lidt tankevækkende. Men det mest tankevækkende er faktisk, hvor tit jeg er stødt på dette svar. Jeg vil tro, at jeg igennem min karriere indtil videre har faciliteret og deltaget i et sted mellem 180 og 200 workshops – og jeg har til dato endnu ikke oplevet en workshop, hvor jeg ikke på et eller andet tidspunkt er stødt ind i ovenstående svar – eller et lignende svar, med samme udgangspunkt. ”Jamen, sådan blev jeg instrueret til at gøre det, da jeg startede her”, ”Det kan ikke gøres på andre måder!” eller ”Sådan plejer jeg at gøre det”. Til tider henvises der måske til en manual eller procedurebeskrivelse – som så ikke har været opdateret de sidste 6 – 7 år.

Lær’ at se

Uanset svaret på spørgsmålet ovenfor, så er konklusionen den samme: Der eksisterer mange arbejdsgange rundt omkring i det danske erhvervsliv og den offentlige sektor, som trænger til at blive efterset og optimeret. Og det gør der sikkert også på dit arbejde. Udfordringen er bare at få øje på dem! Og det ved jeg af egen erfaring kan være meget svært, når man selv til dagligt er en del af den pågældende arbejdsgang og sandsynligvis også mange andre arbejdsgange. Man bliver nemlig hjemmeblind. For mange af de daglige rutiner bliver til vaner – ting vi gør ubevist. Men man kan træne sig selv i at se disse arbejdsgange, procedurer og vaner via en ganske simpel metode. Dette vil jeg vende tilbage til.

Først vil jeg gerne fortælle en lille historie.

En tidligere kollega i Region Hovedstaden fortalte mig om en lægesekretær, som arbejdede på et hospital i Region hovedstaden. Lægesekretæren var på et tidspunkt blevet instrueret af en overlæge i at udarbejde en liste, som hun skulle udskrive og sende til lægen en gang om ugen. Listen indeholdt noget statistik over nogle diagnosekoder, som lægen skulle anvende i forbindelse med et forskningsprojekt.

Sekretæren gjorde naturligvis som instrueret og brugte omkring 1 – 1½ time om ugen, på at udarbejde og sende listen med intern post til lægens kontor. Da dette havde stået på i et års tid var min kollega tilstede i afdelingen i forbindelse med en Lean indsats og her blev netop denne arbejdsgang udfordret. Var der blevet fulgt op på anvendelsen af disse ugentlige statistikker? Det var der ikke og da der så blev fulgt op på disse viste det sig, at forskningsprojektet var afsluttet et halvt år tidligere! Den pågældende læge havde tilsyneladende ”glemt” at informere om forskningsprojektets afslutning. I mellemtiden var lægen også flyttet til et nyt projekt og sad slet ikke på kontoret længere. Der sad nu en ny læge, som godt nok havde undret sig over disse lister, men han havde valgt blot at smide dem ud, da han ikke helt vidste, hvor de kom fra og da han ikke skulle bruge dem til noget!

Nu kan man godt begynde at tale om, hvem der er skyld i hvad her, men for at holde fokus på bolden, så var det her et klokkeklart eksempel på, hvad der til tider sker i vores hverdag. Opgaver, arbejdsgange og procedurer, som engang var vigtige og relevante, mister pludselig deres berettigelse eller skal revideres, da behovet pludselig ændres. Og dette kan godt være svært at se i en travl hverdag. I historien ovenfor kunne sekretæren efterfølgende fortælle, hvordan hun nu pludselig havde 1 – 1½ time ekstra om ugen, til at nå hendes øvrige opgaver, hvilket naturligvis øgede trivslen og overskuddet til at udføre andre opgaver. Derudover var der jo også besparelserne i materialer samt mindre post at fordele for piccolinen, der leverede den interne post. Moralen i denne historie er, at det er ALTID legitimt at efterspørge og udfordre de arbejdsgange, man til dagligt er en del af!

Stop op og stil spørgsmål!

Stop op og stil spørgsmål ved det vi gør i det daglige! Specielt vedrørende arbejdsgange på dit arbejde, som du føler er omstændige, tunge, uigennemsigtige eller bare ikke ser hensigtsmæssige ud fra din synsvinkel. Ofte er der sikkert en god forklaring bag arbejdsgangen, men indimellem dukker der arbejdsgange og procedurer op, der måske ikke rigtigt er nogen, som har en decideret forklaring bag.

En simpel metode

Nå ja, jeg lovede jo at vende tilbage med en simpel metode til at stille spørgsmål ved og udfordre de arbejdsgange, du til dagligt er en del af. Metoden stammer fra ”Lean værktøjskassen” og hedder ganske enkelt ”5 x Hvorfor?”, et simpelt værktøj som alle kan bruge til at finde frem til kernen i næsten alle problemstillinger.

5 x Hvorfor?

Som navnet antyder, er metoden baseret på, at man som udgangspunkt spørger op til 5 gange ”Hvorfor?”. For at finde ind til kernen/meningen med arbejdsopgaven, skal man derfor sætte spørgsmålstegn ved de enkelte aktiviteter i arbejdsgangen. Spørg derfor dig selv og dine kollegaer gentagne gange, hvorfor opgaven lige netop løses på denne måde? Ved gentagelse bliver alle forklaringer vendt og vurderet i forhold til ”nice to” kontra ”need to” tankegangen. Denne øvelse er rigtig god til at træne sig selv og sine kollegaer i at ”tænke ud af boksen” og se dagligdagens opgaver og problemstillinger fra en ny synsvinkel samt få synliggjort nogle af de uhensigtsmæssige vaner.

Her er et simpelt eksempel på anvendelse af metoden:

Påstand: Vores ordrer til kunden bliver altid forsinket!

  1. Hvorfor bliver vores ordrer altid forsinket?
    • Fordi vi aldrig når, at få dem pakket.
  2. Hvorfor når vi aldrig at få dem pakket?
    • Fordi vi aldrig har ordreudskrifterne klar.
  3. Hvorfor har vi aldrig ordreudskrifterne klar?
    • Fordi de aldrig kommer ud af printeren.
  4. Hvorfor kommer ordreudskrifterne aldrig ud af printeren?
    • Fordi der aldrig er papir i printeren.
  5. Hvorfor er der aldrig papir i printeren?
    • Fordi der ikke er nogen, der har ansvaret for at fylde den!

Man kan så vælge at afslutte de 5 x Hvorfor? med et Hvordan?, for at finde frem til en løsning på problemet. Tanken bag metoden er, at man ved at efterspørge årsagen bag problemstillingen fem gange, i de fleste tilfælde vil nå frem til problemstillingens kerneårsag. I nogle situationer er det dog nok at spørge fire gange og ind imellem skal der spørges seks gange, men som udgangspunkt spørges der fem gange. Husk også at informere kollegaer og/eller chef omkring metoden, inden du begynder at spørge ”Hvorfor?” gentagne gange, således de er indforstået med, at det er en metode og spørgeteknik, du anvender.

Metoden kan måske synes banal og simpel for nogen, men derfor skal du ikke afholde dig fra at anvende den. Ofte er det de mest simple og enkle metoder og værktøjer, som kan have den største effekt – netop fordi de er nemme at anvende og huske!

Jeg håber derfor, at du kan bruge denne simple metode til at få stoppet op i din dagligdag og få stillet spørgsmåltegn ved dine arbejdsgange og problemstillinger og deraf få fundet frem til nogle løsninger, som kan gøre dine daglige opgaver mindre ressourcekrævende. Jeg har lavet en kort og præcis vejledning omkring anvendelsen af ”5 x Hvorfor?” i praksis – skriv til mig på info@leanvaerkstedet.dk, så sender jeg dig et eksemplar.

 

Har du eller din arbejdsplads brug for hjælp til at forbedre jeres arbejdsgange og reducere ressourcebehovet for at kunne løse de daglige opgaver, så kontakt mig helt uforpligtende på tlf. 23 26 90 01 eller skriv til mig på info@leanvaerkstedet.dk

Mange venlige hilsner

Tommy

Lean Værkstedet – stedet hvor problemer bliver til muligheder

Dette indlæg blev udgivet i Uncategorized og tagget , , , , , . Bogmærk permalinket.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *