“Jamen, sådan har jeg altid gjort!”

Det svar er jeg ofte blevet mødt af som konsulent på workshops, når jeg har efterspurgt årsagen bag, at man har valgt at udføre en bestemt arbejdsgang på en bestemt måde. Lidt tankevækkende. Men det mest tankevækkende er faktisk, hvor tit jeg er stødt på dette svar. Jeg vil tro, at jeg igennem min karriere indtil videre har faciliteret og deltaget i et sted mellem 180 og 200 workshops – og jeg har til dato endnu ikke oplevet en workshop, hvor jeg ikke på et eller andet tidspunkt er stødt ind i ovenstående svar – eller et lignende svar, med samme udgangspunkt. ”Jamen, sådan blev jeg instrueret til at gøre det, da jeg startede her”, ”Det kan ikke gøres på andre måder!” eller ”Sådan plejer jeg at gøre det”. Til tider henvises der måske til en manual eller procedurebeskrivelse – som så ikke har været opdateret de sidste 6 – 7 år.

Lær’ at se

Uanset svaret på spørgsmålet ovenfor, så er konklusionen den samme: Der eksisterer mange arbejdsgange rundt omkring i det danske erhvervsliv og den offentlige sektor, som trænger til at blive efterset og optimeret. Og det gør der sikkert også på dit arbejde. Udfordringen er bare at få øje på dem! Og det ved jeg af egen erfaring kan være meget svært, når man selv til dagligt er en del af den pågældende arbejdsgang og sandsynligvis også mange andre arbejdsgange. Man bliver nemlig hjemmeblind. For mange af de daglige rutiner bliver til vaner – ting vi gør ubevist. Men man kan træne sig selv i at se disse arbejdsgange, procedurer og vaner via en ganske simpel metode. Dette vil jeg vende tilbage til.

Først vil jeg gerne fortælle en lille historie.

En tidligere kollega i Region Hovedstaden fortalte mig om en lægesekretær, som arbejdede på et hospital i Region hovedstaden. Lægesekretæren var på et tidspunkt blevet instrueret af en overlæge i at udarbejde en liste, som hun skulle udskrive og sende til lægen en gang om ugen. Listen indeholdt noget statistik over nogle diagnosekoder, som lægen skulle anvende i forbindelse med et forskningsprojekt.

Sekretæren gjorde naturligvis som instrueret og brugte omkring 1 – 1½ time om ugen, på at udarbejde og sende listen med intern post til lægens kontor. Da dette havde stået på i et års tid var min kollega tilstede i afdelingen i forbindelse med en Lean indsats og her blev netop denne arbejdsgang udfordret. Var der blevet fulgt op på anvendelsen af disse ugentlige statistikker? Det var der ikke og da der så blev fulgt op på disse viste det sig, at forskningsprojektet var afsluttet et halvt år tidligere! Den pågældende læge havde tilsyneladende ”glemt” at informere om forskningsprojektets afslutning. I mellemtiden var lægen også flyttet til et nyt projekt og sad slet ikke på kontoret længere. Der sad nu en ny læge, som godt nok havde undret sig over disse lister, men han havde valgt blot at smide dem ud, da han ikke helt vidste, hvor de kom fra og da han ikke skulle bruge dem til noget!

Nu kan man godt begynde at tale om, hvem der er skyld i hvad her, men for at holde fokus på bolden, så var det her et klokkeklart eksempel på, hvad der til tider sker i vores hverdag. Opgaver, arbejdsgange og procedurer, som engang var vigtige og relevante, mister pludselig deres berettigelse eller skal revideres, da behovet pludselig ændres. Og dette kan godt være svært at se i en travl hverdag. I historien ovenfor kunne sekretæren efterfølgende fortælle, hvordan hun nu pludselig havde 1 – 1½ time ekstra om ugen, til at nå hendes øvrige opgaver, hvilket naturligvis øgede trivslen og overskuddet til at udføre andre opgaver. Derudover var der jo også besparelserne i materialer samt mindre post at fordele for piccolinen, der leverede den interne post. Moralen i denne historie er, at det er ALTID legitimt at efterspørge og udfordre de arbejdsgange, man til dagligt er en del af!

Stop op og stil spørgsmål!

Stop op og stil spørgsmål ved det vi gør i det daglige! Specielt vedrørende arbejdsgange på dit arbejde, som du føler er omstændige, tunge, uigennemsigtige eller bare ikke ser hensigtsmæssige ud fra din synsvinkel. Ofte er der sikkert en god forklaring bag arbejdsgangen, men indimellem dukker der arbejdsgange og procedurer op, der måske ikke rigtigt er nogen, som har en decideret forklaring bag.

En simpel metode

Nå ja, jeg lovede jo at vende tilbage med en simpel metode til at stille spørgsmål ved og udfordre de arbejdsgange, du til dagligt er en del af. Metoden stammer fra ”Lean værktøjskassen” og hedder ganske enkelt ”5 x Hvorfor?”, et simpelt værktøj som alle kan bruge til at finde frem til kernen i næsten alle problemstillinger.

5 x Hvorfor?

Som navnet antyder, er metoden baseret på, at man som udgangspunkt spørger op til 5 gange ”Hvorfor?”. For at finde ind til kernen/meningen med arbejdsopgaven, skal man derfor sætte spørgsmålstegn ved de enkelte aktiviteter i arbejdsgangen. Spørg derfor dig selv og dine kollegaer gentagne gange, hvorfor opgaven lige netop løses på denne måde? Ved gentagelse bliver alle forklaringer vendt og vurderet i forhold til ”nice to” kontra ”need to” tankegangen. Denne øvelse er rigtig god til at træne sig selv og sine kollegaer i at ”tænke ud af boksen” og se dagligdagens opgaver og problemstillinger fra en ny synsvinkel samt få synliggjort nogle af de uhensigtsmæssige vaner.

Her er et simpelt eksempel på anvendelse af metoden:

Påstand: Vores ordrer til kunden bliver altid forsinket!

  1. Hvorfor bliver vores ordrer altid forsinket?
    • Fordi vi aldrig når, at få dem pakket.
  2. Hvorfor når vi aldrig at få dem pakket?
    • Fordi vi aldrig har ordreudskrifterne klar.
  3. Hvorfor har vi aldrig ordreudskrifterne klar?
    • Fordi de aldrig kommer ud af printeren.
  4. Hvorfor kommer ordreudskrifterne aldrig ud af printeren?
    • Fordi der aldrig er papir i printeren.
  5. Hvorfor er der aldrig papir i printeren?
    • Fordi der ikke er nogen, der har ansvaret for at fylde den!

Man kan så vælge at afslutte de 5 x Hvorfor? med et Hvordan?, for at finde frem til en løsning på problemet. Tanken bag metoden er, at man ved at efterspørge årsagen bag problemstillingen fem gange, i de fleste tilfælde vil nå frem til problemstillingens kerneårsag. I nogle situationer er det dog nok at spørge fire gange og ind imellem skal der spørges seks gange, men som udgangspunkt spørges der fem gange. Husk også at informere kollegaer og/eller chef omkring metoden, inden du begynder at spørge ”Hvorfor?” gentagne gange, således de er indforstået med, at det er en metode og spørgeteknik, du anvender.

Metoden kan måske synes banal og simpel for nogen, men derfor skal du ikke afholde dig fra at anvende den. Ofte er det de mest simple og enkle metoder og værktøjer, som kan have den største effekt – netop fordi de er nemme at anvende og huske!

Jeg håber derfor, at du kan bruge denne simple metode til at få stoppet op i din dagligdag og få stillet spørgsmåltegn ved dine arbejdsgange og problemstillinger og deraf få fundet frem til nogle løsninger, som kan gøre dine daglige opgaver mindre ressourcekrævende. Jeg har lavet en kort og præcis vejledning omkring anvendelsen af ”5 x Hvorfor?” i praksis – skriv til mig på info@leanvaerkstedet.dk, så sender jeg dig et eksemplar.

 

Har du eller din arbejdsplads brug for hjælp til at forbedre jeres arbejdsgange og reducere ressourcebehovet for at kunne løse de daglige opgaver, så kontakt mig helt uforpligtende på tlf. 23 26 90 01 eller skriv til mig på info@leanvaerkstedet.dk

Mange venlige hilsner

Tommy

Lean Værkstedet – stedet hvor problemer bliver til muligheder

Udgivet i Uncategorized | Tagget , , , , , | Skriv en kommentar

Velkommen til Lean Værkstedet!

Kære læser, velkommen her på Lean Værkstedets hjemmeside og velkommen til Lean Værkstedets første blogindlæg. Hvem er Lean Værkstedet og hvorfor skal du læse videre?

Mit navn er Tommy Møller Hansen og jeg er indehaver af Lean Værkstedet, som er et konsulentfirma specialiseret i Lean og alt hvad der vedrører udvikling og implementering af forbedringsindsatser i offentlige og private virksomheder.

”Jo, men hvorfor skal jeg læse videre?”

Kort fortalt, det skal du, fordi du på Lean Værkstedets blog vil kunne få inspiration, viden, ideer samt fif og tricks til udviklingen af din egen arbejdsplads, krydret med spændende fortællinger om forbedringsindsatser fra den virkelige verden. Med andre ord tør undertegnede godt love, at du som læser af Lean Værkstedets blog VIL komme til at opleve såkaldte ”a-ha oplevelser”, som uden tvivl vil virke som øjenåbnere for nye og anderledes tilgange til at udvikle både dig og din arbejdsplads.

Dernæst så vil bloggen også være stedet, hvor der løbende vil blive opslået nyheder, tilbud og anden information fra Lean Værkstedet, som eksempelvis vores opstartstilbud.

Opstartstilbud

Som et opstartstilbud tilbyder Lean Værkstedet de første tre kurser til halv pris! Ja, det er korrekt, du får 50% i rabat, hvis du tilmelder dig et af vores åbne kurser, eller du som virksomhed køber et lukket kursus. For mere information om vores kursusudbud, kan du klikke dig ind under menupunktet ”Kurser”. Ovenstående tilbud er gældende, så længe der er åbne pladser/ledige lukkede kurser blandt de første tre kurser. For yderligere information vedrørende tilbuddet kan du ringe 23 26 90 01 eller kontakte Lean Værkstedet via kontaktformularen.

Hvorfor Lean?

Lean er gennem de seneste 10 – 15 år i Danmark vokset fra at være ”det der smarte fra Toyota” til at være et udbredt og anerkendt princip til udvikling og optimering af processer og arbejdsgange med fokus på maksimering af kundeværdi. Adskillige virksomheder, både offentlige og private, har valgt at arbejde med Lean tankegangen på grund af et behov for at øge konkurrenceevnen, herunder imødekomme krav og forventninger fra omverdenen. Konkurrencen på markedet stiger støt, nærmest uanset hvilken branche man er i, hvorfor behovet for en løbende videreudvikling stiger i samme takt. Så behov og ønsker om løbende driftsoptimering bliver mere og mere tydelige. Men Lean er ikke kun et spørgsmål om at øge produktivitet og konkurrenceevne, det er også et spørgsmål om at øge kundetilfredsheden. Behovet for at levere mere til kunden, på kortere tid og i bedre kvalitet bliver mere og mere udpræget i de fleste brancher. Der skal mere til at tilfredsstille ”fremtidens kunde” end den nuværende kunde og dette stiller derfor konstant højere og højere krav til vores leveringsevner. Og sidst, men bestemt ikke mindst, midt i dette konstant stigende tempo, har vi også vores medarbejdere og arbejdspladsens velbefindene at tænke på. Medarbejdertilfredsheden og trivslen er faktorer, som aldrig må undervurderes. Stress er ved at udvikle sig til en folkesygdom i dagens Danmark, hvilket utvivlsomt hænger sammen med de førnævnte, konstant stigende, krav om at levere mere og mere. Flere virksomheder ser dog heldigvis denne sammenhæng og arbejder gennem Lean med at forbedre medarbejdertilfredsheden og trivslen, da Lean tankegangen netop fokuserer på vigtigheden af dette. I Lean verdenen eksisterer ordsproget ”Arbejd mindre og producer mere”, hvilket kan lyde som en dårlig floskel, men ved systematisk at anvende den sunde fornuft i tråd med Lean tankegangen, er dette slet ikke særlig langt fra virkeligheden. På Lean Værkstedets Lean Talent kursus simulerer vi en virksomhed, hvor der netop undervejs i spillet stilles højere krav til leveringsevnen, men gennem vores anvendelse af Lean tankegangen og tilhørende værktøjer, tør jeg godt garantere, at vi kan bevise ægtheden i det ovenstående ordsprog. Er du ikke overbevist, så tilmeld dig vores Lean Talent kursus og få eget syn for sagen.

”Er Lean relevant for mig og min branche?”

Alle organisationer har processer og alle processer har et input, en aktivitet og et output. Lean fokuserer på optimeringen af processer, procesledelse og maksimering af kundeværdiskabelse. Lean er dog ikke et standardkoncept, der skal tages udgangspunkt i den konkrete virksomhed med dens kultur og betingelser, for at opnå størst mulig effekt for både kunder, medarbejdere og ledere. Lean er med andre ord meget bredt anvendeligt og der eksisterer som udgangspunkt ingen brancher, hvor Lean tankegangen ikke vil kunne gøre en forskel. Om Lean er den rette fremgangsmåde for dig og din arbejdsplads, vil jeg som udgangspunkt lade være op til dig at vurdere. Min erfaring siger, at alle der har afprøvet Lean som regel er mere positive overfor Lean end andre, der kun har hørt om Lean.

Er du i tvivl eller har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Lean Værkstedet helt uforpligtende på tlf. 23 26 90 01 eller udfyld kontaktformularen, så vender vi tilbage til dig.

 

Med venlig hilsen

Tommy Møller Hansen

Lean Værkstedet – stedet hvor problemer bliver til muligheder

Udgivet i Lean | Tagget , , , , , , , , , | Skriv en kommentar