Er du håndværker, så kan du sikkert genkende spildtid i hverdagen, som en af branchens typiske udfordringer.
Spildtid kan være mange ting: lede efter bortkommet værktøj, vente på andre håndværkere, lede efter kollegaer, vente på manglende materialer, manglende information, gentagen koordinering med kollegaer og andre håndværkere osv. Er du håndværker, så kender du helt sikkert til mange flere eksempler.
Et velafprøvet middel mod generering af spildtid er overblik. Et godt overblik over arbejdsopgaver, ressourcer, deadlines, materialer, værktøjer osv. er altafgørende for at kunne træffe de rette beslutninger på de rette tidspunkter i hverdagen. Manglende overblik og deraf for mange uhensigtsmæssige beslutninger eller beslutninger truffet for sent, resulterer ofte i replanlægning, ekstra koordinering og i værste fald udført arbejde, der skal laves om. Men der er helt sikkert også mange ting at have overblik over i en travl hverdag, så det kan være en krævende og til tider stressende opgave at bevare overblikket.
Et simpelt værktøj til at generere overblik er planlægningstavler. Ved at anvende planlægningstavler på byggeprojekter og entrepriser kan man som håndværker på få sekunder få det fulde overblik over dagens og de næste ugers opgaver, og derigennem få det nødvendige overblik, når opgaver skal planlægges, koordineres og forberedes.
Hos Elsec A/S i Hvidovre har man valgt planlægningstavler, som et aktivt redskab til at sikre overblikket over igangværende og kommende opgaver. Planlægningstavlerne er implementeret som en del af et Lean-forløb i samarbejde med Lean Værkstedet.
Planlægningstavler handler i al sin enkelthed om at anvende et simpelt visuelt værktøj, til at skabe overblikket over hverdagens opgaver. Det er der flere årsager til:
- Den daglige brug af tavlen betyder, at man ikke behøver at huske på ”alle ting” hele tiden. Når det står på tavlen glemmes det ikke. Vi behøver derfor kun huske på de vigtigste ting. Det nedbringer stressniveauet og øger overskuddet i dagligdagen.
- Der arbejdes med farvekoder og specifikke markeringer på tavlen, som taler til vores underbevidsthed. Farven rød er universelt opfattet som et faresignal – her er der noget (f.eks. en konkret arbejdsopgave), som er kritisk og derfor skal have høj prioritet. Omvendt betyder grøn farve, at alt er ok og den pågældende arbejdsopgave forløber planmæssigt.
- Det siges, at de fleste mennesker husker ca. 75% af det de ser, men kun ca. 11% af det de hører. Derfor arbejdes der på tavlemøder med visuelle markeringer af informationer, fremfor traditionelle møder, hvor dagens opgaver og informationer primært overleveres mundtligt.
- Det er nemt for alle medarbejdere at tage et kig på tavlen i løbet af dagen og løbende holde sig informeret om status på alle opgaver, der udføres. Ligeledes kan medarbejderne se hvilke opgaver, der er planlagt de næste uger frem. Kommer der nye kollegaer til et igangværende projekt er det hurtigt for den projektansvarlige via tavlen at sætte kollegaen ind i projektets opgaver samt kollegaens funktion og opgaver på projektet.
- Tavlen bliver et naturligt mødested for alle medarbejdere på det pågældende projekt, hvor faste tavlemøder sikrer, at alle er løbende informeret om projektets status og kommende opgaver.
- Endelig er planlægningstavler simple og intuitive redskaber, som ikke kræver meget mere end tuscher, magneter og evt. små post-it sedler, for at fungere i praksis. Keep it simple!
Vil du vide mere om planlægningstavler og andre måder at nedbringe spildtid i hverdagen på, er du velkommen til at kontakte mig på tlf. 23 26 90 01 eller pr. e-mail: tmh@leanvaerkstedet.dk.
Mange venlige hilsner
Tommy
Lean Værkstedet – vi sætter struktur på din sunde fornuft!