Som ledelse kan det være svært at se hvor og hvordan man skaber varige forbedringer i sin drift. Hvor det er man skal sætte ind, for at lave betydelige, værdiskabende forbedringer? Det er også helt normalt, at blive lidt ”hjemmeblind” og måske ikke være opmærksom på arbejdsgange, der indeholder uhensigtsmæssigheder. Gennem 20 års erfaring indenfor mange brancher og virksomhedstyper har jeg erfaret, at et af de største spildområder i de fleste virksomheder faktisk ligger gemt hos medarbejderne. Ja, faktisk ligger den også hos ledelsen. Nærmere forklaring følger.
Kernekompetencer og spild
Alle virksomheders eksistensgrundlag er primært baseret på deres kerneydelse. Forsikringsselskaber er eksperter i forsikringer, fragtfirmaer er eksperter i transport og logistik og håndværkeren er ekspert på sit specifikke fagområde. De faglige kompetencer blandt medarbejderne er i højsædet hos virksomhederne – det er jo netop deres eksistensgrundlag. Det er derfor meget normalt, at virksomheder primært fokuserer på medarbejdernes faglige kompetenceudvikling. Men hvad sker der med den viden, medarbejderne ligger inde med, som ligger udover deres faglighed? Deres indgående viden om den daglige drift på deres arbejdsplads for eksempel?
Lad os at tage et eksempel med udgangspunkt i en håndværkers hverdag på en byggeplads.
Håndværkere der går på et byggeprojekt anvender typisk i omegnen af 30%* af tiden med at være ”produktive” – altså udføre deres arbejde, deres faglige kernekompetence. Resten af tiden går bl.a. med understøttende opgaver som varebestillinger, oprydning, klargøring, varemodtagelse, planlægning, koordinering med andre faggrupper osv. Flere af de understøttende opgaver ligger typisk udenfor håndværkerens faglige kernekompetencer. Med andre ord går op imod 70%* af håndværkerens samlede arbejdstid med opgaver, som ligger udenfor det faglige kompetenceområde. Faktisk kan op imod 25%* af den samlede arbejdstid for håndværkere på byggepladser betegnes som direkte spildtid, dækkende over aktiviteter som transport, lede efter værktøj eller materialer, ventetid osv. Der er altså god plads til forbedringer.
”Uudnyttet intellekt”
Dem der typisk ved mest om, hvordan arbejdet foregår ude på den enkelte byggeplads, er de håndværkere, der til dagligt opholder sig der. Men anvendes deres viden og erfaring struktureret og systematisk til at forbedre driften på byggepladsen? Bruger ledelsen i håndværkervirksomheden denne viden systematisk til at forbedre driften? Min erfaring er, at det kun er i meget sjældne tilfælde, at der arbejdes systematisk med dette. Fokus er primært rettet mod fagligheden og det, der ligger udenfor, undervurderes eller overses ofte. Og det er faktisk spild af viden og potentielle forbedringsmuligheder. Indenfor Lean-kulturen betegnes dette som en spildform, der kaldes for ”uudnyttet intellekt”, altså uudnyttet viden og erfaringer.
Brug medarbejdernes fulde potentiale og ikke kun deres faglige viden
Ved at arbejde systematisk og løbende med denne viden kan en væsentlig del af de ”uproduktive” 70% af arbejdstiden, omdannes til produktiv, effektiv og værdiskabende arbejdstid. En metode til dette tager udgangspunkt i, at arbejde med løbende forbedringer i virksomheden, hvor der ugentligt samles op på problemområder og ideer til forbedringer, hvor både medarbejdere og ledelse samarbejder om at bruge deres samlede viden og erfaringer til at arbejde struktureret på at forbedre driften. I praksis anvendes typisk en fysisk tavle, hvorpå der noteres og løbende følges op på status og fremgang i de resultater der opnås ved arbejdet med løbende forbedringer. Med andre ord handler det om at bruge den fulde viden og kapacitet i virksomheden struktureret til løbende at fokusere på at skabe forbedringer i driften.
En typisk sidegevinst ved at arbejde med løbende forbedringer og medarbejderinvolvering i udviklingen af driften kommer ofte til udtryk i en øget trivsel og en større motivation for at tage aktivt del i den daglige drift, hvilket medvirker til at øge kvaliteten i virksomhedens ydelser og den værdi, der leveres til kunderne. En sidegevinst der absolut er værd at ”tage med”.
Brug derfor medarbejdernes fulde potentiale og ikke kun deres faglige viden! Etablér en kultur, som inddrager og involverer alle medarbejdere i virksomheden i driftsudviklingen. Der ligger overraskende meget ”guld” begravet her, som kan gøre en stor forskel i form af reduktion af spildtid og øget effektivitet i driften. Alt andet er spild af ressourcer!
De bedste hilsner
Tommy Møller Hansen
Civilingeniør, Lean og forandringskonsulent
Lean Værkstedet – Ingen hokus pokus, bare sund fornuft.
*Fra rapporten ”Produktivitet i renovering” – Aarhus universitet og innovationsprojektet ReVALUE.