Struktureret eller ”tilfældig” problemløsning?

Udgivet den 15. april 2021 af admin

Der findes mange måder at løse hverdagens problemer på. Ikke alle er lige gode…

Jeg har mødt mange mennesker, både ledere og medarbejdere, for hvem problemløsning anses som værende en banal og simpel forudsætning og som noget ”vi jo bare gør hver dag”. Det anses sjældent som en konkret og efterspurgt egenskab at være en dygtig og trænet problemløser. Ledelsen antager ofte, at alle ansatte kan løse problemer hurtigt og effektivt, som en naturlig del af jobbet. Baseret på de sidste godt 20 år af mit karriereforløb, er det dog min erfaring, at der lige netop her ofte ligger mange ressourcer gemt, som ikke anvendes systematisk i mange virksomheder. En masse viden og kompetencer, som bliver tabt på gulvet – hver dag. To af de primære årsager til dette er som regel, at man ganske enkelt ikke er opmærksom på potentialet ved at arbejde systematisk med problemløsning eller at man simpelthen ikke ved hvordan, man skal gribe an, at arbejde med struktureret problemløsning i praksis.

En struktureret og metodisk tilgang til problemløsning kan faktisk blive et effektivt redskab, som kan løfte det faglige niveau og effektiviteten i de fleste organisationer og kan sikre mange værdiskabende resultater i den daglige drift. Resultater som ofte overses og derved går tabt. For slet ikke at tale om den indvirkning det kan have på kulturen og den daglige trivsel i organisationen. Det er ikke unormalt at se en stigning i trivsel og den generelle motivation blandt medarbejderne, når de dagligt involveres i udviklingen af den daglige drift og får indflydelse herpå.

Teori og praksis

Kort sagt: For mange virksomheder overser mulighederne ved at arbejde med struktureret problemløsning. Når det typisk anses som værende en ”naturlig del af hverdagen” at løse problemer, er det jo ikke noget, der kræver nogen særlig opmærksomhed. Men det betyder desværre også, at mange virksomheder hver dag går glip af værdiskabende muligheder i den daglige drift. Det er dog heldigvis aldrig for sent at gøre noget ved det. Men hvordan gør man noget ved det?

I teorien er de følgende 4 punkter de vigtigste grundsten i at arbejde struktureret med problemløsning og forbedringer:

1.      Der skal skabes ”rum” til problemløsning og kreativ tænkning i organisationen. Det er ikke nok, at ledelsen beder sine ansatte om det – der skal skabes en kultur, som understøtter og motiverer arbejdet med problemløsning i hele organisationen.

2.      Der skal afsættes tid til problemløsning og kreativ tænkning. Igen spiller kulturen ind – det skal være accepteret, at der anvendes tid til nytænkning og afprøvning af forbedringer.

3.      Der skal være en struktureret tilgang til problemløsningen og nytænkningen. Der skal anvendes redskaber og metoder, som underbygger og sikrer, at de bedste ideer og løsninger opsamles og omdannes til konkrete forbedringer.

4.      Ideer og løsninger må ikke blive til ”løs snak” og derved risikere at blive ”tabt på gulvet”, men skal implementeres og anvendes til at skabe konkrete resultater. Ellers bliver arbejdet med problemløsning bare en fjollet og ligegyldig ”organisatorisk gimmick”, som hurtigt mister sin berettigelse. Løsningerne skal forankres i den daglige drift.

Disse 4 punkter lyder jo alle fornuftige og gode i teorien. Men én ting er teori, en anden er praksis. Hvordan kommer man fra teorien og de gode hensigter og frem til konkrete resultater? Hvilke konkrete værktøjer og metoder skal anvendes, for at kunne arbejde struktureret med problemløsning og løbende forbedringer? Og hvordan anvendes de enkelte værktøjer i den virkelige verden?

Ét redskab ud af mange

Et redskab, som igennem mange år og i utallige organisationer har bevist sit værd er forbedringstavler og arbejdet med løbende forbedringer, også kaldet Kaizen-tavler.

Tavler som undertegnede selv har arbejdet med og implementeret i mange forskellige virksomheder og organisationer. Implementering og anvendelse af forbedringstavler vil i enhver organisation medvirke til at understøtte alle 4 ovennævnte punkter – under forudsætning af, at de implementeres korrekt og anvendes systematisk. Dette betyder bl.a. at der skal være ejerskab for tavlerne på alle niveauer i organisationen. Brug af tavlerne sikrer bl.a. fokus og opfølgning på alle ideer og iværksatte tiltag og understøtter en kultur, hvor alle medarbejdernes ressourcer og kompetencer kommer i spil. Altså en kultur hvor medarbejdernes fulde viden og kompetencer systematisk anvendes i udviklingen af den daglige drift.

Men forbedringstavler er blot ét redskab ud af mange i arbejdet med struktureret problemløsning. Der eksisterer mange andre anerkendte og velafprøvede metoder og værktøjer, som kan understøtte og sikre en effektiv kultur omkring problemløsning og løbende udvikling af driften.

Er du nysgerrig efter at vide mere om, hvordan du kan arbejde med struktureret problemløsning og få et dybdegående kendskab til anvendelsen af nogle af de bedste og mest effektive metoder og værktøjer i praksis, så vil jeg glæde mig til at introducere dig herfor på mit online kursus ”KONKRET PROBLEMLØSNING OG STRUKTURERET SUND FORNUFT”. Her har jeg samlet godt 20 års erfaring i arbejdet med problemløsning og den viden, vil jeg meget gerne dele med dig.

Du kan læse mere om og tilmelde dig kursusforløbet her: https://leanvaerkstedet.dk/?page_id=347

Har du spørgsmål er du også meget velkommen til at give mig et kald eller sende mig en besked.

De bedste hilsner

Tommy, Lean Værkstedet

23 26 90 01

tmh@leanvaerkstedet.dk

#lean #sundfornuft #problemløsning #leanværkstedet #kursus

Udgivet i Håndværker, Lean | Skriv en kommentar

Visuel styring og driftsudvikling

Udgivet den 11. juni 2020 af admin

Som mennesker er vi overvejende visuelt styret i vores dagligdag – faktisk er op imod 80% af den information, vi dagligt modtager gennem vores øjne. Vores syn er det dominerende sanseinput. Sammenligner vi med for eksempel lyd, så er lyd ret uhåndgribeligt – lyd forekommer kortvarigt – det ene øjeblik er lyden der, det næste er den væk. Et billede derimod, er vedvarende. Som ordsproget også siger, så siger et billede mere end 1000 ord.

Tavler

Det faktum, at mennesker er mere påvirket af visuelle indtryk fremfor auditive er netop en af hovedårsagerne bag, at fysiske tavler er en vigtig del af værktøjskassen, når det kommer til driftsudvikling og målstyring i virksomheder. Det visuelle aspekt ved at anvende tavler til at illustrere udviklingen i driften, status på projekter, målopfyldelsen i virksomheden osv. understreger netop, at tavler er et af de stærkeste redskaber til at kommunikere med. At tavler tilmed er simple og intuitive at anvende i praksis er blot en velkommen sidegevinst.

Kommunikation på byggepladsen

Jeg har arbejdet på mange byggepladser og har fulgt den daglige drift og planlægning på tæt hold. Min vurdering er, at omkring 90% af kommunikationen på en byggeplads, mellem den enkelte underentreprenør og dennes ansatte (samt mellem de ansatte), herunder den løbende opgavekoordinering, planlægning, ressourcefordeling osv. primært foregår mundtligt. De sidste 10% sker typisk med udgangspunkt i tekniske tegninger, projektplaner udskrevet på A4-papirer, notater, byggemøder osv. Og det er faktisk ærgerligt. For der er meget information, der går tabt, når den udelukkende videregives mundtligt.

Et simpelt redskab som kan understøtte kommunikations-processen på byggepladsen for den enkelte underentreprenør, herunder den løbende opgavekoordinering, planlægning osv. er simple planlægningstavler. Tavler som giver overblik over opgaver, deadlines, ressourcefordeling mm., og som med simple farvekoder tydeliggør status på igangværende opgaver. En planlægningstavle kan give overblik over status på en underentreprenørs opgaver på 10 – 20 sekunder. Skulle den samme status overleveres mundtligt, så skal det ikke opgøres i sekunder, men snarere et tocifret antal minutter for at videregive tilsvarende status-informationer.

Lagring af information i hjernen

Én ting er dog, hvor hurtigt et overblik kan skabes, noget andet er, hvor meget information der huskes. Undersøgelser viser, at vi husker omkring 75% af det vi ser, men kun 11% af det vi hører, hvilket understreger, at vi som mennesker primært er styret af de visuelle input, vi får i hverdagen. Tavler kan derfor være stærke redskaber til kommunikation, planlægning og driftsudvikling, ikke bare i byggebranchen, men i enhver virksomhed, da de understøtter vores dominerende sans – vores syn. Viden og information, der deles visuelt via tavlen lagres bedre i vores hukommelse, fremfor viden vi har modtaget mundtligt. Effekten ved brugen af planlægningstavler kan derfor direkte aflæses i en øget effektivitet, færre fejl, reduceret ”dobbeltkommunikation/gentagelser” og mindre dobbeltarbejde. At tavlemøder også kan opbygge en stærk kultur i virksomheden omkring medarbejderinvolvering i driftsudviklingen og sikre fokus på løbende forbedringer i hele organisationen, som generelt øger effektivitet og nedbringer spild i den daglige drift er yderligere gevinster. Men det er en helt anden historie, som jeg vil komme nærmere ind på en anden gang.

Få en folder – ”Tavler – En introduktion til visuel styring og driftsudvikling”

Hos Lean Værkstedet har vi mange års erfaring med implementering og drift af tavler og en virksomhedskultur med fokus på løbende forbedringer. Nogle af disse erfaringer har vi samlet i en folder, hvor de tre mest anvendte tavler til visuel styring og driftsudvikling gennemgås. Ønsker du at få tilsendt et eksemplar, så skriv en kommentar nedenfor eller send en mail til tmh@leanvaerkstedet.dk, så sender jeg dig et eksemplar.

De bedste hilsner

Tommy Møller Hansen

Civilingeniør, Lean og forandringskonsulent

Lean Værkstedet – Ingen hokus pokus, bare sund fornuft.

Udgivet i Uncategorized | Tagget , , , , , , , | Skriv en kommentar

Kernekompetencer og ressourcespild – hvor ligger spildtiden i driften begravet?

Udgivet den 18. maj 2020 af admin

Som ledelse kan det være svært at se hvor og hvordan man skaber varige forbedringer i sin drift. Hvor det er man skal sætte ind, for at lave betydelige, værdiskabende forbedringer? Det er også helt normalt, at blive lidt ”hjemmeblind” og måske ikke være opmærksom på arbejdsgange, der indeholder uhensigtsmæssigheder. Gennem 20 års erfaring indenfor mange brancher og virksomhedstyper har jeg erfaret, at et af de største spildområder i de fleste virksomheder faktisk ligger gemt hos medarbejderne. Ja, faktisk ligger den også hos ledelsen. Nærmere forklaring følger.

Kernekompetencer og spild

Alle virksomheders eksistensgrundlag er primært baseret på deres kerneydelse. Forsikringsselskaber er eksperter i forsikringer, fragtfirmaer er eksperter i transport og logistik og håndværkeren er ekspert på sit specifikke fagområde. De faglige kompetencer blandt medarbejderne er i højsædet hos virksomhederne – det er jo netop deres eksistensgrundlag. Det er derfor meget normalt, at virksomheder primært fokuserer på medarbejdernes faglige kompetenceudvikling. Men hvad sker der med den viden, medarbejderne ligger inde med, som ligger udover deres faglighed? Deres indgående viden om den daglige drift på deres arbejdsplads for eksempel?

Lad os at tage et eksempel med udgangspunkt i en håndværkers hverdag på en byggeplads.

Håndværkere der går på et byggeprojekt anvender typisk i omegnen af 30%* af tiden med at være ”produktive” – altså udføre deres arbejde,  deres faglige kernekompetence. Resten af tiden går bl.a. med understøttende opgaver som varebestillinger, oprydning, klargøring, varemodtagelse, planlægning, koordinering med andre faggrupper osv. Flere af de understøttende opgaver ligger typisk udenfor håndværkerens faglige kernekompetencer. Med andre ord går op imod 70%* af håndværkerens samlede arbejdstid med opgaver, som ligger udenfor det faglige kompetenceområde. Faktisk kan op imod 25%* af den samlede arbejdstid for håndværkere på byggepladser betegnes som direkte spildtid, dækkende over aktiviteter som transport, lede efter værktøj eller materialer, ventetid osv. Der er altså god plads til forbedringer.

”Uudnyttet intellekt”

Dem der typisk ved mest om, hvordan arbejdet foregår ude på den enkelte byggeplads, er de håndværkere, der til dagligt opholder sig der. Men anvendes deres viden og erfaring struktureret og systematisk til at forbedre driften på byggepladsen? Bruger ledelsen i håndværkervirksomheden denne viden systematisk til at forbedre driften? Min erfaring er, at det kun er i meget sjældne tilfælde, at der arbejdes systematisk med dette. Fokus er primært rettet mod fagligheden og det, der ligger udenfor, undervurderes eller overses ofte. Og det er faktisk spild af viden og potentielle forbedringsmuligheder. Indenfor Lean-kulturen betegnes dette som en spildform, der kaldes for ”uudnyttet intellekt”, altså uudnyttet viden og erfaringer.

Brug medarbejdernes fulde potentiale og ikke kun deres faglige viden

Ved at arbejde systematisk og løbende med denne viden kan en væsentlig del af de ”uproduktive” 70% af arbejdstiden, omdannes til produktiv, effektiv og værdiskabende arbejdstid. En metode til dette tager udgangspunkt i, at arbejde med løbende forbedringer i virksomheden, hvor der ugentligt samles op på problemområder og ideer til forbedringer, hvor både medarbejdere og ledelse samarbejder om at bruge deres samlede viden og erfaringer til at arbejde struktureret på at forbedre driften. I praksis anvendes typisk en fysisk tavle, hvorpå der noteres og løbende følges op på status og fremgang i de resultater der opnås ved arbejdet med løbende forbedringer. Med andre ord handler det om at bruge den fulde viden og kapacitet i virksomheden struktureret til løbende at fokusere på at skabe forbedringer i driften.

En typisk sidegevinst ved at arbejde med løbende forbedringer og medarbejderinvolvering i udviklingen af driften kommer ofte til udtryk i en øget trivsel og en større motivation for at tage aktivt del i den daglige drift, hvilket medvirker til at øge kvaliteten i virksomhedens ydelser og den værdi, der leveres til kunderne. En sidegevinst der absolut er værd at ”tage med”.

Brug derfor medarbejdernes fulde potentiale og ikke kun deres faglige viden! Etablér en kultur, som inddrager og involverer alle medarbejdere i virksomheden i driftsudviklingen. Der ligger overraskende meget ”guld” begravet her, som kan gøre en stor forskel i form af reduktion af spildtid og øget effektivitet i driften. Alt andet er spild af ressourcer!

De bedste hilsner

Tommy Møller Hansen

Civilingeniør, Lean og forandringskonsulent

Lean Værkstedet – Ingen hokus pokus, bare sund fornuft.

*Fra rapporten ”Produktivitet i renovering” – Aarhus universitet og innovationsprojektet ReVALUE. 

Udgivet i Uncategorized | Tagget , , , , | Skriv en kommentar

Bruger du dine medarbejderes fulde viden og kapacitet?

Udgivet den 7. februar 2019 af admin

Mange håndværkervirksomheder (og virksomheder i mange andre brancher!) fokuserer udelukkende på medarbejdernes faglige viden og uddannelse og overser ofte, at de selvsamme medarbejdere faktisk også besidder en stor viden om virksomhedens daglige drift og arbejdsgange.

Medarbejderne er i dagligdagen en helt central del af driften og de oplever dagligt konsekvenserne af både gode og dårlige ledelsesbeslutninger vedrørende prioritering og løsning af hverdagens opgaver. De befinder sig så at sige lige midt i stormens øje. Den viden medarbejderne opnår herved bliver alt for ofte overset i forhold til den løbende udvikling af driften, en udviklingsopgave som ofte varetages af ledelsen eller enkelte dedikerede medarbejdere i virksomheden. I nogle tilfælde består ”udviklingen” udelukkende af hurtige, midlertidige løsninger, fundet som ”brandslukning” i forbindelse med pludselige opståede problemstillinger, løsninger som med tiden bliver til faste arbejdsgange.

Dette ”spild” af viden betegnes i Lean-kulturen som ”uudnyttet intellekt”. Altså en eksisterende viden i virksomheden, som bare ikke anvendes i nogen særlig grad. Mulighederne ved at inddrage medarbejderne i driftsudviklingen og anvende deres viden systematisk, herunder i udformningen og justeringen af arbejdsgange og procedurer samt den løbende planlægning af opgaver, er omfattende. Men desværre også meget overset.

De mest almindelige fordele ved at involvere medarbejderne og arbejde systematisk med løbende forbedringer er som oftest:

  1. Bedre kapacitetsudnyttelse
  2. Øget produktivitet
  3. Øget trivsel blandt medarbejderne
  4. Ofte bedre løsninger på de mindre problemstillinger i hverdagen (og færre forhastede nødløsninger og ”brandslukninger”)
  5. Større fokus på løbende forbedring af driften (medarbejdere der er trænet i at arbejde med løbende forbedringer understøtter en løbende optimering af driften)
  6. Med tiden mindre stress – både for ledelsen og medarbejderne
  7. Mere tid for ledelsen til deciderede ”ledelsesopgaver” og mindre tidsforbrug på løbende driftsbeslutninger i dagligdagen
  8. En stærkere og mere fleksibel organisation, der hurtigere kan agere i forhold til ændringer i efterspørgsel og behov fra kunder
  9. Beslutninger træffes tættere på ”opgaven”, resulterende i kortere reaktionstid og højere serviceniveau overfor kunden

Baseret på godt 20 års erfaring fra det danske erhvervsliv er jeg af den opfattelse, at de danske håndværkervirksomheder som tidligst indser dette – og inddrager medarbejderne i udviklingen af driften og dermed bedst udnytter deres medarbejderes samlede viden og kapacitet samt hurtigst etablerer en virksomhedskultur med fokus på løbende forbedringer – er de virksomheder, som vil stå stærkest i de kommende år, til at modstå fremtidens udfordringer på markedet med øget efterspørgsel, flere nybyggerier samt til stadighed mere komplekse og varierende krav fra kunderne.

Er du håndværksmester og ejerleder af en virksomhed med mere end 15 – 20 ansatte, så er tiden måske ved at være moden til at bruge dine medarbejderes fulde viden og kapacitet, til at skabe vækst på bundlinjen? For alt andet vil da være spild af ressourcer!

De bedste hilsner

Tommy Møller Hansen

Civilingeniør, Lean og forandringskonsulent

Lean Værkstedet – sætter struktur på din sunde fornuft!

Udgivet i Håndværker, Lean, Spild | Tagget , , , | Skriv en kommentar

Spildtid, overblik og planlægningstavler

Udgivet den 23. januar 2019 af admin

Er du håndværker, så kan du sikkert genkende spildtid i hverdagen, som en af branchens typiske udfordringer.

Spildtid kan være mange ting: lede efter bortkommet værktøj, vente på andre håndværkere, lede efter kollegaer, vente på manglende materialer, manglende information, gentagen koordinering med kollegaer og andre håndværkere osv. Er du håndværker, så kender du helt sikkert til mange flere eksempler.

Et velafprøvet middel mod generering af spildtid er overblik. Et godt overblik over arbejdsopgaver, ressourcer, deadlines, materialer, værktøjer osv. er altafgørende for at kunne træffe de rette beslutninger på de rette tidspunkter i hverdagen. Manglende overblik og deraf for mange uhensigtsmæssige beslutninger eller beslutninger truffet for sent, resulterer ofte i replanlægning, ekstra koordinering og i værste fald udført arbejde, der skal laves om. Men der er helt sikkert også mange ting at have overblik over i en travl hverdag, så det kan være en krævende og til tider stressende opgave at bevare overblikket.

Et simpelt værktøj til at generere overblik er planlægningstavler. Ved at anvende planlægningstavler på byggeprojekter og entrepriser kan man som håndværker på få sekunder få det fulde overblik over dagens og de næste ugers opgaver, og derigennem få det nødvendige overblik, når opgaver skal planlægges, koordineres og forberedes.

Hos Elsec A/S i Hvidovre har man valgt planlægningstavler, som et aktivt redskab til at sikre overblikket over igangværende og kommende opgaver. Planlægningstavlerne er implementeret som en del af et Lean-forløb i samarbejde med Lean Værkstedet.

Planlægningstavler handler i al sin enkelthed om at anvende et simpelt visuelt værktøj, til at skabe overblikket over hverdagens opgaver. Det er der flere årsager til:

  1. Den daglige brug af tavlen betyder, at man ikke behøver at huske på ”alle ting” hele tiden. Når det står på tavlen glemmes det ikke. Vi behøver derfor kun huske på de vigtigste ting. Det nedbringer stressniveauet og øger overskuddet i dagligdagen.
  2. Der arbejdes med farvekoder og specifikke markeringer på tavlen, som taler til vores underbevidsthed. Farven rød er universelt opfattet som et faresignal – her er der noget (f.eks. en konkret arbejdsopgave), som er kritisk og derfor skal have høj prioritet. Omvendt betyder grøn farve, at alt er ok og den pågældende arbejdsopgave forløber planmæssigt.
  3. Det siges, at de fleste mennesker husker ca. 75% af det de ser, men kun ca. 11% af det de hører. Derfor arbejdes der på tavlemøder med visuelle markeringer af informationer, fremfor traditionelle møder, hvor dagens opgaver og informationer primært overleveres mundtligt.
  4. Det er nemt for alle medarbejdere at tage et kig på tavlen i løbet af dagen og løbende holde sig informeret om status på alle opgaver, der udføres. Ligeledes kan medarbejderne se hvilke opgaver, der er planlagt de næste uger frem. Kommer der nye kollegaer til et igangværende projekt er det hurtigt for den projektansvarlige via tavlen at sætte kollegaen ind i projektets opgaver samt kollegaens funktion og opgaver på projektet.
  5. Tavlen bliver et naturligt mødested for alle medarbejdere på det pågældende projekt, hvor faste tavlemøder sikrer, at alle er løbende informeret om projektets status og kommende opgaver.
  6. Endelig er planlægningstavler simple og intuitive redskaber, som ikke kræver meget mere end tuscher, magneter og evt. små post-it sedler, for at fungere i praksis. Keep it simple!

Vil du vide mere om planlægningstavler og andre måder at nedbringe spildtid i hverdagen på, er du velkommen til at kontakte mig på tlf. 23 26 90 01 eller pr. e-mail: tmh@leanvaerkstedet.dk.

Mange venlige hilsner

Tommy

Lean Værkstedet – vi sætter struktur på din sunde fornuft!

Udgivet i Håndværker, Lean, Spild, Tavler | Tagget , , , , , | Skriv en kommentar

“Jamen, sådan har jeg altid gjort!”

Udgivet den 12. januar 2017 af admin

Det svar er jeg ofte blevet mødt af som konsulent på workshops, når jeg har efterspurgt årsagen bag, at man har valgt at udføre en bestemt arbejdsgang på en bestemt måde. Lidt tankevækkende. Men det mest tankevækkende er faktisk, hvor tit jeg er stødt på dette svar. Jeg vil tro, at jeg igennem min karriere indtil videre har faciliteret og deltaget i et sted mellem 180 og 200 workshops – og jeg har til dato endnu ikke oplevet en workshop, hvor jeg ikke på et eller andet tidspunkt er stødt ind i ovenstående svar – eller et lignende svar, med samme udgangspunkt. ”Jamen, sådan blev jeg instrueret til at gøre det, da jeg startede her”, ”Det kan ikke gøres på andre måder!” eller ”Sådan plejer jeg at gøre det”. Til tider henvises der måske til en manual eller procedurebeskrivelse – som så ikke har været opdateret de sidste 6 – 7 år.

Lær’ at se

Uanset svaret på spørgsmålet ovenfor, så er konklusionen den samme: Der eksisterer mange arbejdsgange rundt omkring i det danske erhvervsliv og den offentlige sektor, som trænger til at blive efterset og optimeret. Og det gør der sikkert også på dit arbejde. Udfordringen er bare at få øje på dem! Og det ved jeg af egen erfaring kan være meget svært, når man selv til dagligt er en del af den pågældende arbejdsgang og sandsynligvis også mange andre arbejdsgange. Man bliver nemlig hjemmeblind. For mange af de daglige rutiner bliver til vaner – ting vi gør ubevist. Men man kan træne sig selv i at se disse arbejdsgange, procedurer og vaner via en ganske simpel metode. Dette vil jeg vende tilbage til.

Først vil jeg gerne fortælle en lille historie

En tidligere kollega i Region Hovedstaden fortalte mig om en lægesekretær, som arbejdede på et hospital i Region hovedstaden. Lægesekretæren var på et tidspunkt blevet instrueret af en overlæge i at udarbejde en liste, som hun skulle udskrive og sende til lægen en gang om ugen. Listen indeholdt noget statistik over nogle diagnosekoder, som lægen skulle anvende i forbindelse med et forskningsprojekt.

Sekretæren gjorde naturligvis som instrueret og brugte omkring 1 – 1½ time om ugen, på at udarbejde og sende listen med intern post til lægens kontor. Da dette havde stået på i et års tid var min kollega tilstede i afdelingen i forbindelse med en Lean indsats og her blev netop denne arbejdsgang udfordret. Var der blevet fulgt op på anvendelsen af disse ugentlige statistikker? Det var der ikke og da der så blev fulgt op på disse viste det sig, at forskningsprojektet var afsluttet et halvt år tidligere! Den pågældende læge havde tilsyneladende ”glemt” at informere om forskningsprojektets afslutning. I mellemtiden var lægen også flyttet til et nyt projekt og sad slet ikke på kontoret længere. Der sad nu en ny læge, som godt nok havde undret sig over disse lister, men han havde valgt blot at smide dem ud, da han ikke helt vidste, hvor de kom fra og da han ikke skulle bruge dem til noget!

Nu kan man godt begynde at tale om, hvem der er skyld i hvad her, men for at holde fokus på bolden, så var det her et klokkeklart eksempel på, hvad der til tider sker i vores hverdag. Opgaver, arbejdsgange og procedurer, som engang var vigtige og relevante, mister pludselig deres berettigelse eller skal revideres, da behovet pludselig ændres. Og dette kan godt være svært at se i en travl hverdag. I historien ovenfor kunne sekretæren efterfølgende fortælle, hvordan hun nu pludselig havde 1 – 1½ time ekstra om ugen, til at nå hendes øvrige opgaver, hvilket naturligvis øgede trivslen og overskuddet til at udføre andre opgaver. Derudover var der jo også besparelserne i materialer samt mindre post at fordele for piccolinen, der leverede den interne post. Moralen i denne historie er, at det er ALTID legitimt at efterspørge og udfordre de arbejdsgange, man til dagligt er en del af!

Stop op og stil spørgsmål!

Stop op og stil spørgsmål ved det vi gør i det daglige! Specielt vedrørende arbejdsgange på dit arbejde, som du føler er omstændige, tunge, uigennemsigtige eller bare ikke ser hensigtsmæssige ud fra din synsvinkel. Ofte er der sikkert en god forklaring bag arbejdsgangen, men indimellem dukker der arbejdsgange og procedurer op, der måske ikke rigtigt er nogen, som har en decideret forklaring bag.

En simpel metode

Nå ja, jeg lovede jo at vende tilbage med en simpel metode til at stille spørgsmål ved og udfordre de arbejdsgange, du til dagligt er en del af. Metoden stammer fra ”Lean værktøjskassen” og hedder ganske enkelt ”5 x Hvorfor?”, et simpelt værktøj som alle kan bruge til at finde frem til kernen i næsten alle problemstillinger.

5 x Hvorfor?

Som navnet antyder, er metoden baseret på, at man som udgangspunkt spørger op til 5 gange ”Hvorfor?”. For at finde ind til kernen/meningen med arbejdsopgaven, skal man derfor sætte spørgsmålstegn ved de enkelte aktiviteter i arbejdsgangen. Spørg derfor dig selv og dine kollegaer gentagne gange, hvorfor opgaven lige netop løses på denne måde? Ved gentagelse bliver alle forklaringer vendt og vurderet i forhold til ”nice to” kontra ”need to” tankegangen. Denne øvelse er rigtig god til at træne sig selv og sine kollegaer i at ”tænke ud af boksen” og se dagligdagens opgaver og problemstillinger fra en ny synsvinkel samt få synliggjort nogle af de uhensigtsmæssige vaner.

Her er et simpelt eksempel på anvendelse af metoden:

Påstand: Vores ordrer til kunden bliver altid forsinket!

  1. Hvorfor bliver vores ordrer altid forsinket?
    • Fordi vi aldrig når, at få dem pakket.
  2. Hvorfor når vi aldrig at få dem pakket?
    • Fordi vi aldrig har ordreudskrifterne klar.
  3. Hvorfor har vi aldrig ordreudskrifterne klar?
    • Fordi de aldrig kommer ud af printeren.
  4. Hvorfor kommer ordreudskrifterne aldrig ud af printeren?
    • Fordi der aldrig er papir i printeren.
  5. Hvorfor er der aldrig papir i printeren?
    • Fordi der ikke er nogen, der har ansvaret for at fylde den!

Man kan så vælge at afslutte de 5 x Hvorfor? med et Hvordan?, for at finde frem til en løsning på problemet. Tanken bag metoden er, at man ved at efterspørge årsagen bag problemstillingen fem gange, i de fleste tilfælde vil nå frem til problemstillingens kerneårsag. I nogle situationer er det dog nok at spørge fire gange og ind imellem skal der spørges seks gange, men som udgangspunkt spørges der fem gange. Husk også at informere kollegaer og/eller chef omkring metoden, inden du begynder at spørge ”Hvorfor?” gentagne gange, således de er indforstået med, at det er en metode og spørgeteknik, du anvender.

Metoden kan måske synes banal og simpel for nogen, men derfor skal du ikke afholde dig fra at anvende den. Ofte er det de mest simple og enkle metoder og værktøjer, som kan have den største effekt – netop fordi de er nemme at anvende og huske!

Jeg håber derfor, at du kan bruge denne simple metode til at få stoppet op i din dagligdag og få stillet spørgsmåltegn ved dine arbejdsgange og problemstillinger og deraf få fundet frem til nogle løsninger, som kan gøre dine daglige opgaver mindre ressourcekrævende. Jeg har lavet en kort og præcis vejledning omkring anvendelsen af ”5 x Hvorfor?” i praksis – skriv til mig på info@leanvaerkstedet.dk, så sender jeg dig et eksemplar.

Har du eller din arbejdsplads brug for hjælp til at forbedre jeres arbejdsgange og reducere ressourcebehovet for at kunne løse de daglige opgaver, så kontakt mig helt uforpligtende på tlf. 23 26 90 01 eller skriv til mig på info@leanvaerkstedet.dk

Mange venlige hilsner

Tommy

Lean Værkstedet – stedet hvor problemer bliver til muligheder

Udgivet i Uncategorized | Tagget , , , , , | Skriv en kommentar

Velkommen til Lean Værkstedet!

Udgivet den 2. november 2016 af admin

Kære læser, velkommen her på Lean Værkstedets hjemmeside og velkommen til Lean Værkstedets første blogindlæg. Hvem er Lean Værkstedet og hvorfor skal du læse videre?

Mit navn er Tommy Møller Hansen og jeg er indehaver af Lean Værkstedet, som er et konsulentfirma specialiseret i Lean og alt hvad der vedrører udvikling og implementering af forbedringsindsatser i offentlige og private virksomheder.

”Jo, men hvorfor skal jeg læse videre?”

Kort fortalt, det skal du, fordi du på Lean Værkstedets blog vil kunne få inspiration, viden, ideer samt fif og tricks til udviklingen af din egen arbejdsplads, krydret med spændende fortællinger om forbedringsindsatser fra den virkelige verden. Med andre ord tør undertegnede godt love, at du som læser af Lean Værkstedets blog VIL komme til at opleve såkaldte ”a-ha oplevelser”, som uden tvivl vil virke som øjenåbnere for nye og anderledes tilgange til at udvikle både dig og din arbejdsplads.

Dernæst så vil bloggen også være stedet, hvor der løbende vil blive opslået nyheder, tilbud og anden information fra Lean Værkstedet, som eksempelvis vores opstartstilbud.

Opstartstilbud

Som et opstartstilbud tilbyder Lean Værkstedet de første tre kurser til halv pris! Ja, det er korrekt, du får 50% i rabat, hvis du tilmelder dig et af vores åbne kurser, eller du som virksomhed køber et lukket kursus. For mere information om vores kursusudbud, kan du klikke dig ind under menupunktet ”Kurser”. Ovenstående tilbud er gældende, så længe der er åbne pladser/ledige lukkede kurser blandt de første tre kurser. For yderligere information vedrørende tilbuddet kan du ringe 23 26 90 01 eller kontakte Lean Værkstedet via kontaktformularen.

Hvorfor Lean?

Lean er gennem de seneste 10 – 15 år i Danmark vokset fra at være ”det der smarte fra Toyota” til at være et udbredt og anerkendt princip til udvikling og optimering af processer og arbejdsgange med fokus på maksimering af kundeværdi. Adskillige virksomheder, både offentlige og private, har valgt at arbejde med Lean tankegangen på grund af et behov for at øge konkurrenceevnen, herunder imødekomme krav og forventninger fra omverdenen. Konkurrencen på markedet stiger støt, nærmest uanset hvilken branche man er i, hvorfor behovet for en løbende videreudvikling stiger i samme takt. Så behov og ønsker om løbende driftsoptimering bliver mere og mere tydelige. Men Lean er ikke kun et spørgsmål om at øge produktivitet og konkurrenceevne, det er også et spørgsmål om at øge kundetilfredsheden. Behovet for at levere mere til kunden, på kortere tid og i bedre kvalitet bliver mere og mere udpræget i de fleste brancher. Der skal mere til at tilfredsstille ”fremtidens kunde” end den nuværende kunde og dette stiller derfor konstant højere og højere krav til vores leveringsevner. Og sidst, men bestemt ikke mindst, midt i dette konstant stigende tempo, har vi også vores medarbejdere og arbejdspladsens velbefindene at tænke på. Medarbejdertilfredsheden og trivslen er faktorer, som aldrig må undervurderes. Stress er ved at udvikle sig til en folkesygdom i dagens Danmark, hvilket utvivlsomt hænger sammen med de førnævnte, konstant stigende, krav om at levere mere og mere. Flere virksomheder ser dog heldigvis denne sammenhæng og arbejder gennem Lean med at forbedre medarbejdertilfredsheden og trivslen, da Lean tankegangen netop fokuserer på vigtigheden af dette. I Lean verdenen eksisterer ordsproget ”Arbejd mindre og producer mere”, hvilket kan lyde som en dårlig floskel, men ved systematisk at anvende den sunde fornuft i tråd med Lean tankegangen, er dette slet ikke særlig langt fra virkeligheden. På Lean Værkstedets Lean Talent kursus simulerer vi en virksomhed, hvor der netop undervejs i spillet stilles højere krav til leveringsevnen, men gennem vores anvendelse af Lean tankegangen og tilhørende værktøjer, tør jeg godt garantere, at vi kan bevise ægtheden i det ovenstående ordsprog. Er du ikke overbevist, så tilmeld dig vores Lean Talent kursus og få eget syn for sagen.

”Er Lean relevant for mig og min branche?”

Alle organisationer har processer og alle processer har et input, en aktivitet og et output. Lean fokuserer på optimeringen af processer, procesledelse og maksimering af kundeværdiskabelse. Lean er dog ikke et standardkoncept, der skal tages udgangspunkt i den konkrete virksomhed med dens kultur og betingelser, for at opnå størst mulig effekt for både kunder, medarbejdere og ledere. Lean er med andre ord meget bredt anvendeligt og der eksisterer som udgangspunkt ingen brancher, hvor Lean tankegangen ikke vil kunne gøre en forskel. Om Lean er den rette fremgangsmåde for dig og din arbejdsplads, vil jeg som udgangspunkt lade være op til dig at vurdere. Min erfaring siger, at alle der har afprøvet Lean som regel er mere positive overfor Lean end andre, der kun har hørt om Lean.

Er du i tvivl eller har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Lean Værkstedet helt uforpligtende på tlf. 23 26 90 01 eller udfyld kontaktformularen, så vender vi tilbage til dig.

 

Med venlig hilsen

Tommy Møller Hansen

Lean Værkstedet – stedet hvor problemer bliver til muligheder

Udgivet i Lean | Tagget , , , , , , , , , | Skriv en kommentar